4. La procédure de mise en œuvre de la coopération/partenariat
Le démarrage d'une coopérative ou d'un partenariat est un projet complexe qui nécessite une planification minutieuse et des recherches approfondies. Vous trouverez ci-dessous cinq étapes de base que vous devez suivre lorsque vous commencez à mettre en œuvre la coopération/partenariat :
Étape 1 - Définir un objectif économique commun
Étape 2 - Déterminer la faisabilité de l'entreprise
Étape 3 - Élaborer un plan d'affaires
Étape 4 - Rédiger les documents juridiques et constituer la coopérative en société coopérative
Étape 5 - Mettre en œuvre le plan d'affaires et commencer les opérations
But: Déterminer clairement un objectif économique commun et évaluer le niveau d'intérêt à l'égard de la formation d'une coopérative pour atteindre cet objectif.
Le catalyseur pour former une entreprise coopérative est un groupe d'individus compatibles qui partagent un objectif économique commun et qui croient qu'ils peuvent atteindre cet objectif en travaillant ensemble.
Un objectif économique commun peut être le résultat d'un problème ou d'une opportunité partagée. Par exemple, le groupe peut manquer d'un marché pour ses produits ou d'une source satisfaisante de fournitures agricoles.
Identifier clairement le but ou la raison de la formation d'une coopérative.
Dans la plupart des cas, un objectif commun sera défini par un groupe de membres potentiels de la coopérative qui se réuniront pour discuter des enjeux auxquels fait face leur entreprise agricole. Ces rencontres informelles mènent à d'autres discussions et idées sur la façon dont une coopération/partenariat peut aborder les questions communes au groupe.
Clarifier l'idée de former une coopérative :
=> Tenir une réunion d'information pour les personnes qui pourraient être intéressées à former une coopérative/partenariat.
Le but de cette réunion est de déterminer s'il y a suffisamment d'intérêt pour démarrer et soutenir l'exploitation courante d'une coopérative.
Planifiez une réunion efficace en préparant un ordre du jour et en prenant les dispositions nécessaires pour trouver un animateur de réunion. Choisissez une heure et un lieu qui conviennent à la plupart des gens. Envisagez de tenir la réunion conjointement avec une assemblée ou une conférence de producteurs existante. Annoncez la date, l'heure et le lieu de la réunion dans les bulletins et les magazines de l'association, par lettre ou de bouche à oreille.
Prévoyez suffisamment de temps pour la discussion, encouragez les membres potentiels à exprimer leurs points de vue et à poser des questions. Toutes les questions soulevées devraient être abordées, bien que les réponses à certaines questions puissent être retardées jusqu'à ce que plus d'informations soient disponibles.
!Question de décision : Le projet suscite-t-il suffisamment d'intérêt pour justifier sa poursuite?
=> Choisir un comité de pilotage
Le comité de pilotage est chargé de guider le groupe tout au long du processus de développement. La mise en place d'un comité de pilotage n'est possible que s'il y a plusieurs partenaires. Les responsabilités spécifiques comprennent :
Le comité directeur peut entreprendre ces tâches avec d'autres membres potentiels ou avec l'aide de conseillers externes.
=> Obtenir du financement
Le développement d'une nouvelle coopération/partenariat peut être très coûteux. Des fonds sont nécessaires pour couvrir les coûts associés à la réalisation d'une étude de faisabilité approfondie, à l'élaboration d'un plan d'affaires détaillé et à l'embauche de conseillers et de consultants professionnels.
Parmi les options de collecte de fonds, mentionnons :
L'investissement d'argent ou de temps consacré à la collecte de fonds est souvent un excellent moyen de vérifier le niveau d'engagement des producteurs envers le projet. Tous les fonds recueillis doivent être gérés de manière à assurer la sécurité et la responsabilité financière des membres. Établissez un plan pour déterminer comment les fonds de développement inutilisés seront utilisés ou redistribués si la coopération/partenariat n'est pas formé.
But: Déterminer si l'entreprise coopérative proposée est économiquement viable.
Il y a trois éléments principaux pour déterminer la faisabilité d'une coopérative ou d'un partenariat agricole :
Permettre à l'échelle et à la complexité de l'entreprise proposée de déterminer le temps et les efforts nécessaires à l'examen de la faisabilité de la coopération ou du partenariat. Selon votre situation, une étude de faisabilité n'a pas besoin d'être élaborée et coûteuse, mais elle doit tenir compte des risques, des avantages, des forces et des faiblesses de l'entreprise proposée. Une bonne étude de faisabilité déterminera le potentiel de réussite d'une entreprise, mais elle ne fournira aucune garantie. Il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses dans une étude de faisabilité - seulement des preuves éclairées qu'une idée va réussir ou échouer.
Une grande partie de l'information recueillie pour déterminer la faisabilité servira également à l'élaboration d'un plan d'affaires. La principale différence est que le but d'une étude de faisabilité est de rechercher et d'analyser toutes les options d'action possibles avant de prendre une décision sur un plan d'action particulier. Le plan d'affaires résume le plan d'action après qu'une décision a été prise.
Tout au long de cette étape, soyez prêt à travailler avec un certain nombre de conseillers externes qui connaissent bien votre industrie, les marchés agricoles et le processus d'établissement de partenariats et de coopération. Si la coopération ou le partenariat proposé vise à servir un grand nombre de membres ou à entreprendre des opérations commerciales complexes, vous voudrez embaucher ou faire appel à un consultant pour obtenir une évaluation objective et indépendante de la faisabilité financière du projet. Un consultant indépendant peut également aider à préserver la confidentialité lors de la réalisation d'études de marché et d'enquêtes auprès des producteurs.
But: Documenter en détail comment la coopérative ou le partenariat fonctionnera, comment il sera organisé et financé.
Une planification minutieuse est l'un des éléments les plus vitaux de toute entreprise prospère. Un plan d'affaires décrit et définit tous les aspects des activités d'une entreprise, y compris qui y participe, quelles sont ses activités, comment elles sont organisées et comment elles sont financées. Documenter ces aspects en détail aidera votre groupe à découvrir les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent, ce qui vous permettra de planifier et de vous préparer à les éviter. Une description claire des caractéristiques, des buts et des objectifs de la coopération ou du partenariat proposé sur papier aidera également à créer un objectif commun parmi les membres et les mettra dans une meilleure position pour expliquer la coopérative ou le partenariat à d'autres; par exemple les membres éventuels, les prêteurs, les clients et les fournisseurs.
En général, tous les plans d'affaires contiennent les cinq éléments principaux suivants :
Consultez le module de formation 3B pour en savoir plus sur le plan d'affaires.
But: Préparer les documents juridiques nécessaires et incorporer la coopérative.
La constitution en société confère à la coopérative ou à la société en nom collectif un statut juridique distinct et limite la responsabilité financière de ses membres. Faites appel aux services d'un avocat ou d'un conseiller qui connaît bien les coopératives/partenariats tout au long de cette étape. Ces services sont importants pour s'assurer que tous les documents sont conformes aux lois provinciales et fédérales et n'entrent pas en conflit avec les procédures opérationnelles de la coopération ou de la société de personnes.
Les étapes spécifiques sont les suivantes :
! Questions de décision : Les règlements administratifs seront-ils approuvés ? Qui siégera au conseil d'administration ?
But: Mettre en œuvre le plan d'affaires et préparer le démarrage des activités de la coopérative.
Un certain nombre d'activités importantes devront être menées à bien avant que la coopération/partenariat puisse commencer ses activités. Ces activités pourraient inclure :
Planifier le démarrage des opérations de coopérative/partenariat, définir et déterminer l'enchaînement de toutes les tâches liées à la mise en marche de l'entreprise et à la préparation au service des membres.
! Question de décision : Avez-vous un engagement suffisamment fort de la part des producteurs pour commencer l'exploitation, tel que décrit dans le plan d'affaires ?
ÉVALUATION
Ce questionnaire vous permettra d’évaluer les compétences acquises en étudiant le module.
Ce projet a été financé avec le soutien de la Commission européenne. Cette publication n’engage que son auteur et la Commission n’est pas responsable de l’usage qui pourrait être fait des informations qui y sont contenues.
CO-FARM: Enhancing COoperation amongst FARMing entrepreneurs
Numéro du projet: 2016-1-IE01-KA202-016870
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